+- Forum Obieżyświat (https://forum.ekovitaren.pl)
+-- Dział: Forum wspólne - publiczne (https://forum.ekovitaren.pl/forumdisplay.php?fid=4)
+--- Dział: Przygotowania do wyjazdu (https://forum.ekovitaren.pl/forumdisplay.php?fid=14)
+--- Wątek: Jak realizowane są wspólne wyjazdy (/showthread.php?tid=33)
Jak realizowane są wspólne wyjazdy - Roman Klimczyk - 11-11-2018
Na chwilę obecną realizujemy projekty wyjazdowe w oparciu o wspólnie zorganizowane działania, oparte na wsparciu systemu informatycznego, dzięki któremu robimy zapisy które wykorzystujemy do zakupu biletów, ubezpieczeń, rezerwacji miejsc noclegowych, koordynacji całego wyjazdu w odniesieniu zarówno do indywidualnych potrzeb, jak i logistyki całej grupy.
Procedura jest prosta:
Komunikujemy się przez forum i przez forum zadajemy pytania i uzyskujemy odpowiedzi - indywidualne wyjaśnianie problemów może mieć miejsce tylko w wypadku specyficznych, ważnych i indywidualnych powodów, które nie mogą publicznie być rozpatrywane. Proszę uwzględnić też mój czas i innych współorganizatorów, jeśli każdej osobie musielibyśmy tłumaczyć to samo przez kilka minut. Zadawane pytania na forum uzyskają odpowiedzi z którymi zapoznać mogą się wszyscy.
Zapisy dokonujemy przez stronkę www.filipiny.bialysaibaba.pl - tam jest instrukcja jak się zapisać i w procedurze zapisu podajemy dane potrzebne do realizacji poszczególnych wypraw. Część danych jest pobierana kontrolnie (np. termin ważności dokumentów) a część tylko jeśli będą potrzebne do dodatkowych czynności (np. dane do ubezpieczenia muszą zawierać PESEL i adres zameldowania)
Obecnie w procesie zapisu jest podany numer konta na który należy wpłacić pieniążki na realizację wyjazdu i szacowana kwota na wstępne, niezbędne koszty.
Odnośnie wyjazdu na Koh Rong pobieramy przybliżoną kwotę na bilet i dotarcie na miejsce, na koszty organizacyjne i ew. na potrzeby wydania w drodze (dodatkowe koszty dotarcia, itp). W tym wypadku pieniążki te zwracamy 100% na wezwanie do momentu gdy mamy je do dyspozycji, czyli do momentu przelania na konto przewoźnika lub pośrednika za bilety - po tym nie ma już takiej możliwości, co nie znaczy że nie można się wycofać i zrezygnować. Będzie to opisane w regulaminie i zasadach funkcjonowania Komitetu Społecznego który otrzymają Państwo w dodatkowym mailu. Zwrot wpłaconych pieniędzy będzie możliwy po zakupie biletów tylko na warunkach ustalonych na umowie z przewoźnikiem, w oparciu o zasady jakie obowiązują w tej branży (potrącają kwotę za rezygnacje - w Emiratach było to 500.00 złotych). Po wpłacie za bilety przepadnie również część przeznaczona na koszty ogólne, natomiast zwrotowi podlegać będą wszystkie nie skonsumowane koszty pozostałe (np. za noclegi, transport wewnętrzny itp.)
Gdy zamknie się grupa osiągając odpowiednią wielkość, w oparciu o przeprowadzoną analizę ofert i cen biletów, roześlemy zapytanie z doprecyzowanymi kosztami i jeśi państwo nie złożą sprzeciwu po 24 godzinach dokonamy zakupu biletów.
Na forum międzyczasie będą prowadzone ustalenia szczegółowe co do przebiegu wyprawy, doprecyzowane terminy, ustalone działania logistyczne. Osoby które wpłacą pieniądze na bilet zostaną dopuszczone do działu dla uczestników projektu, aby tam , nie publicznie doprecyzować różne szczegóły wyjazdu.
Ponieważ grupa organizacyjna wylatuje kilka dni wcześniej, z grupy głównej wyznaczymy jedną osobę która będzie liderem grupy, i która postara się wesprzeć grupę podczas podróży. Postaramy się załatwić chusty identyfikacyjne , aby grupa rozpoznawała się podczas podróży. To świetnie sprawdziło się podczas tegorocznej wyprawy.
Szczegóły omówimy sobie na forum, jest na to czas.
Na forum również pojawią się nasze uwagi co do przelotów i podróży na miejsce, oparte na rzeczywistych doświadczeniach, bezpośrednio przed Waszym wylotem.
Sugerujemy aby w ramach kontaktów na forum skoordynować swoje dojazdy na lotnisko, szczególnie z daleka.
Biletów jako takich nie ma - system Amadeus działa w zasadzie w oparciu o paszporty, niemniej będą rozsyłane tzw "Booking Reference Number" gdzie podany będzie numer lotu, tzw. booking number, oraz numer biletu. wystarczy to wydrukować, ale nie jest to potrzebne. Może być przydatne jeśli były by jakieś problemy na lotnisku, czasem może się zawiesić system
. W zasadzie wystarczy zdjęcie, lub plik do odczytu z telefonu (np. z poczty w pdf-ie).Państwa rola to wpłacić pieniążki, na bieżąco brać udział w dyskusjach na forum, Być na bieżąco z informacjami, odbierać maile z powiadomieniami, reagować na przekazywane informacje.
Mogą być potrzebne dodatkowe działania np. związane z otrzymaniem wizy do Kambodży, ale będziemy o tym oczywiście informowali.
Ponieważ wskazana kwota do wpłaty jest podana szacunkowo, może wystąpić sytuacja że trzeba będzie coś dopłacić, ale nie sądzę aby były to duże kwoty. Resztę wydatków poniosą państwo na miejscu (zakwaterowanie, wyżywienie, atrakcje). Ten temat będziemy jeszcze omawiali na forum później.
Szacuję że koszty wyprawy w całości ze swobodą na miejscu nie powinny przekroczyć 7000 złotych za miesięczny pobyt. Szacuję że koszty filipin były na poziomie 5500-6000złotych.
Po zakończeniu wyprawy robię rozliczenie i w zależności od wyników i wspólnych ustaleń, dokonam rozliczeń.
Po zakończeniu "Głodówki na Filipinach 2018" pozostało około 1400 złotych, które przekazałem w formie grantów (lampy do oświetlenia sceny oraz nogi żeliwne do ławek i stołów) do fundacji "Leśny Gród", za co Fundacja wystawił a nam podziękowanie dostępne na FB. Postaram się je zamieścić też na forum w dziale Filipiny 2018.
Staramy się aby byli z nami ciekawi moderatorzy czasu i wykładowcy w dziedzinie zdrowia i alternatywnych metod leczenia, planujemy oczywiście przeprowadzić również na miejscu głodówkę oraz oczyszczanie organizmu.
Przewidujemy też że dla zainteresowanych osób zorganizujemy również dodatkowe atrakcje w formie lokalnych wycieczek i wypraw.